Quand on parle d’Automation, la majorité des personnes vont penser à automatiser une séquence d’envoi d’e-mails dans un but commercial. Mais l’automation peut s’avérer bien plus utile que vous ne l’imaginez. Vous pouvez automatiser un grand nombre de tâches récurrentes de votre quotidien. Vous n’aurez même plus à y penser, et vous serez épargnés d’une bonne partie de notifications !
Dans mon cas chez Altaïde, en arrivant j’ai constaté que nous recevions énormément de candidatures spontanées. Mais celles-ci n’étaient pas du tout utilisées à leur juste valeur car nous n’avions tout d’abord pas d’ATS, donc pas de quoi stocker et valider les profils. Deuxièmement, leur visibilité était limitée car elles arrivaient dans une boîte mail de contact, pleine de spams. Je me suis alors dit que c’était vraiment dommage de passer à côté d’autant de profils de candidats, dont certains sont vraiment qualifiés ! Surtout quand le marché actuel demande énormément d’efforts en sourcing. J’ai décidé de remédier à ça.
L’automation pour la remontée de données
La meilleure solution pour répondre à cette problématique, c’est d’utiliser un ATS et faire remonter dessus les infos et le CV des candidats dans un dossier à qualifier. Le but étant alors de grossir notre CVthèque, de faire le tri dans tous les profils, et qu’elle soit ensuite réutilisable à l’avenir par les consultantes sur chaque nouvelle mission.
Dans mon cas, nous n’avions pas d’ATS, et à ce moment-là, nous n’étions pas non plus en recherche. J’avais donc les candidatures qui arrivaient sur la boîte mail, et Slack à côté sur lequel est rassemblée toute l’équipe. Mon idée fut donc de centraliser la réception des candidatures spontanées sur un channel slack dédié, afin que toute l’équipe puisse être notifiée et voir rapidement en un coup d’œil tous les nouveaux candidats.
Pour mettre cela en place, j’avais besoin d’un outil d’automation…
Zapier, mon outil d’automation
Mon choix s’est directement porté vers Zapier qui est selon moi la meilleure solution d’automation sur le marché, notamment grâce au nombre incroyable d’outils et d’automatisations qu’elle permet.
Une fois équipé, je me suis lancé dans le paramétrage de mon zap.
Voici le résultat ! Il s’agit simplement du paramétrage d’un déclencheur via Gmail et d’une réponse à envoyer sur Slack en reprenant les données du mail.
Paramétrage du déclencheur
Comme vous pouvez le remarquer, j’ai choisi précisément l’événement « New Attachment » afin de ne sélectionner que les mails qui ont un CV en pièce jointe.
Pour paramétrer mon déclencheur, j’ai remarqué que les mails automatiques que nous recevions dans la boîte Gmail avaient la même nomenclature. Sur les mails, il est en effet noté via quelle page de notre site la personne a candidaté. Nous avons 2 pages pour les candidatures spontanées : la page candidats et la page contact. Nous recevions également les mails par l’adresse de la team. J’ai donc créé 2 zaps différents, et j’ai ciblé ces mails précis grâce aux paramètres suivants :
in:inbox pour ne prendre les mails que dans la boite de réception.
from:lateam@altaide.com pour cibler les mails reçus par cet expéditeur.
Et l’URL de la page par laquelle nous recevions la candidature qui figurait dans le contenu.
Paramétrage de l’action
C’est dans la réponse par Slack que vous allez sélectionner le contenu du mail à partager.
J’ai logiquement choisi l’événement « Send a channel message ». J’ai ensuite construit le message a envoyé en prenant soin de mentionner le canal et en sélectionnant la donnée « Body Plan » afin de mettre le contenu entier de l’email. J’ai également inséré le lien de la pièce jointe, afin que les consultantes puissent télécharger et consulter le CV si le profil les intéresse.
Zapier vous permet également de publier vos messages sur Slack en tant que bot. Vous pouvez alors personnaliser son nom et son image afin de facilement retrouver les messages plus tard.
Testez votre zap, et si tout fonctionne correctement, lancez-le !
Chez Altaïde, cet ajout fut le bienvenue, et cela a permis à l’ensemble des consultantes de se rendre compte du nombre de candidatures spontanées que nous recevions. Il est déjà arrivé qu’un talent candidate spontanément et que son profil soit intéressant pour l’une de mes collègues. Dans ce cas, il nous suffit de la mentionner en réponse au message auto sur Slack pour qu’elle y prête attention.
Autres données à automatiser pour l’équipe
Au fur et à mesure de l’année, j’ai pu nous ajouter d’autres cas d’automation sur des remontées de données par Slack. Notamment les nouveaux avis que laissent les candidats sur nos fiches d’établissement Google My Business. J’étais le seul à être notifié par mail des nouveaux avis. Afin d’adresser leurs retours d’expérience directement aux consultantes qui sont les plus concernées, j’ai à nouveau automatisé la remontée des avis sur un channel slack dédié. Cela nous permet de répondre aux avis de manière plus rapide et de manière personnalisée avec un petit message de la consultante.
Je peux vous citer d’autres exemples comme :
- Les nouveaux messages de nos prospects via le site vers Slack.
- Les nouveaux avis de nos clients sur Trustfolio vers Slack.
- Envoyer un mail de récompense via Mailchimp suite à la réponse d’un utilisateur à un Google Form.
- La remontée de données scrappées par LoneScale à l’aide d’un webhook, vers Pipedrive et Slack.
Vous l’aurez compris, Slack est aussi un outil puissant qui nous permet de communiquer mais aussi d’être notifié de manière centralisée, de toute notre activité à l’ensemble de l’équipe.
Alors ? Qu’attendez-vous pour automatiser et centraliser la remontée de vos données ?
