La gestion de projet est le cœur de mon métier au sein d’Altaïde. Je gère donc la mise en place des projets marketing digitaux, de leur idéation jusqu’à leur réalisation et le suivi de leurs performances. Comme je m’occupe simultanément de plusieurs projets, et que certains demandent plus de temps que d’autres, cela demande une certaine organisation et beaucoup de rigueur. Mais parfois, ce n’est pas suffisant.
Je ne vous cache pas que je me suis souvent senti contreproductif sur certaines journées et missions. Je n’étais pas fier de mes résultats et de l’avancée de certains projets. Afin d’y répondre, je me suis renseigné sur des techniques d’organisation et de productivité, afin d’essayer de les mettre en place. Je vous explique tout !
Mes problématiques en gestion de projet
Dans la gestion de projet, et notamment dans le digital, vous pouvez très rapidement vous retrouver limité dans votre avancée. Dans mon cas, je suis souvent limité par mon manque de connaissances techniques ou encore par l’accès restreint au code de notre site, étant donné que nous travaillons avec une agence web en parallèle. Tout cela reste bien sûr accessible. Je n’hésite pas à prendre du temps pour me former et apprendre sur le tas, ou à déléguer et me renseigner auprès de l’agence. Mais la problématique est bien là, c’est que ça me prend du temps !
Autre constat que j’ai remarqué, c’est qu’en travaillant sur un ordinateur et sur les réseaux sociaux comme LinkedIn, cela est très fatigant et chronophage. On est aussi souvent vite déconcentré par les notifications ou les informations. Il m’est souvent arrivé de me rendre sur LinkedIn dans un but précis, et d’au final faire totalement autre chose, sûrement par peur inconsciente de louper un contenu dans le fil d’actualité. J’imagine que je ne suis pas le seul… 😉
Les projets s’étendent alors sur le temps, ils s’accumulent, d’autres s’ajoutent et je prends aussi du temps pour m’occuper de tâches régulières. Heureusement je prenais soin au départ de noter toutes nos idées et nos projets dans un tableau Trello. Mais au final, je me suis retrouvé avec un tableau divisé en plein de catégories, des projets qui restent en attente, et j’ai du mal à m’y retrouver. Je finis même par ne plus mettre à jour les projets sur le Trello, et il finit par devenir obsolète.
J’avais donc les outils et de quoi avancer sur ces projets, mais mes journées finissent par être frustrantes à certains moments. J’aurais aimé pouvoir terminer certains projets plus rapidement, mais parfois cela n’était pas de mon ressort. J’avais besoin d’une méthode d’organisation afin de retrouver plus de rigueur et de productivité.
LA méthode d’organisation et de productivité !
Alors, j’ai décidé de me consacrer du temps afin de me renseigner sur une méthode qui pourrait m’aider. Comme vous l’aurez compris, j’ai l’habitude de suivre les influenceurs LinkedIn et des émissions comme MAKER, animé par Gabriel Gourovitch, CEO & Fondateur de GrowthMakers.
En juillet 2022, je suis tombé sur un webinar qu’il organisait en compagnie de Hugo Bentz, fondateur de 6 sociétés B2B à + de 1M€ de CA, dont la start-up Kymono. J’avais notamment découvert Hugo lors de son passage dans l’émission « Papa, Maman, j’ai tout explosé ! » de Victor Montaucet.
Le webinar en question, nommé « Scaler son business sans finir en burn-out », m’a interpellé et j’ai décidé d’y assister. Gabriel et Hugo nous y ont dévoilé leur méthode pour mieux s’organiser et mieux performer en travaillant 20% moins de temps. Je vous invite fortement à regarder le replay de ce webinar dès que vous avez le temps ! Mais en attendant je vais vous développer leur méthode.
S’organiser comme une machine
La méthode ici dévoilée par Gabriel, réside en 4 étapes à répéter en boucle chaque semaine :
- Vision / Objectif à 90 jours
- 3 priorités de la semaine
- Agenda / Calendrier
- Daily to Do
Dans la première étape de vision et d’objectif à 90 jours, Gabriel et Hugo utilisent la méthode OKR. Il s’agit d’une méthode de gestion utilisée pour définir et faire le suivi d’objectifs et résultats. En partant d’un objectif stratégique précis, la méthode consiste à intellectualiser et se fixer des indicateurs clés de succès et les actions qui en découlent à mettre en place. Si vous devez l’organiser sur un tableur, voici un exemple du résultat attendu.
La seconde étape consiste à déterminer les 3 priorités de ses OKR sur chaque semaine. Afin de continuer à avancer sur le déploiement de ses actions et voir son avancé, si l’on respecte bien les résultats attendus.
Répartissez-vous ensuite le travail de vos actions prioritaires sur votre semaine dans votre agenda. Le but étant de vous bloquer votre agenda. De vous imposer le respect de ces horaires, afin de ne pas perdre de temps sur des actions à faible valeur qui vous détourneraient de votre objectif.
Puis terminez par dresser votre To Do List d’actions précises à réaliser dans la semaine.
Mieux performer en travaillant 20% moins de temps
Hugo à son tour nous partage plusieurs matrices intéressantes, comme la matrice d’Eisenhower permettant de définir efficacement si nos tâches sont à faire, à déléguer, à planifier ou bien à abandonner.
L’essentiel de son intervention réside dans 3 défis par lesquels devons passer pour être mieux productifs :
- Les changements de contexte
- S’auto-auditer
- Éviter le burn-out
Les changements de contexte concernent tous les mails, notifications ou DM qui nous sortent de notre état de focus et de création. L’objectif est donc de s’imposer la loi de Carlson, afin d’éliminer toute distraction…
Pour l’auto-audit sur soi-même et éviter le burn-out, il s’agit de se poser 4 questions essentielles :
- Que puis-je éliminer ? Savoir dire non, supprimer des meetings, des réunions.
- Que puis-je simplifier ? Simplifier ses process afin de gagner du temps.
- Que puis-je automatiser ? Gagner du temps en automatisant des tâches récurrentes du quotidien.
- Que puis-je déléguer ? Sur des tâches qui nous demandent trop de temps de formation et qui nous coûtent au final plus cher que si nous avions fait appel à quelqu’un. C’est pouvoir se concentrer sur ses tâches à forte valeur ajoutée.
Et de mettre en œuvre notre réflexion.
Au final, cette méthode et ces hacks s’appliquent en effet à tout le monde, peu importe que l’on soit salarié, entrepreneur ou freelance. Tout le monde peut se l’approprier.
Ce que j’ai pu mettre en place dans ma gestion de projet
Pour mon cas, j’ai découvert il y a peu cette méthode au moment où j’écris ces lignes. Je n’ai donc pas encore eu le temps de l’appliquer dans ma gestion de projet. Cependant, je compte bien m’y engager pour la rentrée en septembre et la prise de mes fonctions en tant que Responsable Marketing Digital.
En attendant, ce que j’ai pu d’ores et déjà mettre en place pour améliorer ma concentration, c’est de paramétrer mon mode « Ne pas déranger » sur mon téléphone. J’ai fait en sorte que lorsque ce mode est activé sur mon téléphone et mon ordinateur, seulement mes parents et ma copine peuvent me joindre. Je suis ainsi épargné de toutes les autres notifications qui pourraient me déconcentrer lorsque je me lance dans la production d’une tâche.
Depuis peu, je fais aussi mes armes sur Notion. J’ai réellement découvert cet outil, qui s’avère bien plus puissant et utile que Trello, grâce au contenu et à la formation de Shubham Sharma. L’élément qui fait toute la différence, c’est qu’un seul et même tableau de données peut être visible sous plusieurs dispositions (kanban, liste, calendrier, tableur, chronologie et galerie), alors que Trello ne propose que le format kanban pour la gestion de projet. Notion c’est aussi une capacité d’édition de pages unique, plusieurs modèles déjà préparés et la possibilité de mettre en ligne sur le web ses pages Notion. Je suis encore en train de me faire la main dessus, mais je compte justement pouvoir l’utiliser pour appliquer la méthode OKR.
Merci d’avoir lu cet article jusqu’ici ! J’espère que tout comme moi, vous vous êtes déjà retrouvé dans cette situation. Si c’est le cas, n’hésitez pas à mettre en pratique cette méthode et de me faire un retour là-dessus !
